ecoDMS - einfach | modern | günstig
Bequeme Archivierung
Revisionskonforme Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien z.B.: PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
Top Features
Zeitlich unbeschränkte Lizenz, keine Dokumentenbegrenzung, frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
Plattformunabhängig
Software für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi, Docker (inkl. QNAP & Synology NAS), Android, iOS
Intelligente Suche
Intelligente Suchfunktionen z.B.: Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
ecoDMS
Modern. Plattformunabhängig. Revisionskonform.
Mit diesem modernen Archivsystem scannen, archivieren und verwalten Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet.
Dieses Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen werden mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert.
Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.
Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.
ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder “einfach manipulierbar” auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich an Ihrem Installationsort.
Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.
Viele Möglichkeiten - Viele Vorteile
Kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten & Vorteile mit ecoDMS:
Plattformunabhängigkeit und Mobilität
- Läuft unter Windows, Linux & macOS: Unabhängig vom Betriebssystem können Nutzer ecoDMS problemlos installieren und verwenden.
- Webclient für flexiblen Zugriff: Dokumente können von überall über einen Webbrowser eingesehen und verwaltet werden.
- Mobile Nutzung: Mit der mobilen App oder über den Webbrowser können Nutzer auch unterwegs auf Ihre Dokumente zugreifen.
- Modernes Speichersystem: Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
Einfache Bedienung
- Intuitive Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche ist einfach und übersichtlich gestaltet, sodass sich neue Nutzer schnell zurechtfinden.
- Drag-and-Drop-Funktion: Dokumente können bequem per Drag & Drop in das System hochgeladen und organisiert werden.
- Einfache Einrichtung und Nutzung: Dank des klaren Designs und einer verständlichen Menüführung benötigt man keine IT-Fachkenntnisse, um das System zu nutzen.
Kosteneffizienz
- Einmalige Lizenzkosten: Im Gegensatz zu vielen anderen DMS-Lösungen, die auf monatlichen Abo-Modellen basieren, bietet ecoDMS eine Einmallizenz zu einem vergleichsweise günstigen Preis.
- Keine versteckten Zusatzkosten: Updates innerhalb der Hauptversion sind kostenlos, und die Kosten für weitere Benutzerlizenzen sind transparent.
- Günstige Anschaffung für kleine Unternehmen & Privatnutzer: Besonders für KMUs und Selbstständige ist ecoDMS eine attraktive Lösung, da es eine professionelle Dokumentenverwaltung zu einem fairen Preis ermöglicht.
Hohe Sicherheit und Datenschutz
- Verschlüsselte Speicherung: Dokumente werden sicher verschlüsselt in der ecoDMS-Datenbank gespeichert, wodurch unbefugter Zugriff verhindert wird.
- Benutzer- und Rechteverwaltung: Administratoren können festlegen, wer Zugriff auf welche Dokumente hat und welche Bearbeitungsrechte bestehen.
- Automatische Backups: Um Datenverlust zu vermeiden, bietet ecoDMS eine integrierte Backup-Funktion, die regelmäßig Sicherungskopien anlegt.
Leistungsstarke Such- und Archivierungsfunktionen
- OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition): ecoDMS kann Dokumente automatisch analysieren und durchsuchbare PDFs erstellen, sodass Texte innerhalb von Dateien auffindbar sind.
- Blitzschnelle Volltextsuche: Nutzer können Dokumente anhand von Stichwörtern oder Phrasen sofort wiederfinden.
- Strukturierte Ablage mit Tags & Kategorien: Dokumente können individuell verschlagwortet oder nach Kategorien und Ordnern organisiert werden.
Integration und Automatisierung
- Schnittstellen zu Office-Programmen & E-Mails: ecoDMS kann direkt mit Microsoft Outlook, Thunderbird oder anderen Programmen verbunden werden, um E-Mails und Anhänge automatisch zu archivieren.
- Automatische Dokumentenklassifizierung: Eingehende Dokumente können mit Regeln versehen und automatisch in die passenden Kategorien einsortiert werden.
- API & externe Anbindungen: Unternehmen können das System mit anderen Softwarelösungen (z. B. Buchhaltungssoftware, ERP- oder CRM-Systemen) verknüpfen.
Rechtssicherheit und GoBD-Konformität
- Revisionssichere Archivierung: ecoDMS speichert Dokumente revisionssicher, sodass nachträgliche Änderungen protokolliert und nachvollzogen werden können.
- Versionierung & Änderungshistorie: Jede Änderung eines Dokuments wird dokumentiert, sodass ältere Versionen jederzeit abrufbar sind.
- GoBD- & DSGVO-Konformität: Das System erfüllt die gesetzlichen Anforderungen zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung und Datenschutzrichtlinien.
Hinweis
Es gelten die Systemvoraussetzungen und das Lizenzmodell der ecoDMS GmbH. Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de herunterladen und 30 Tage lang getestet werden. Für Privatpersonen ist das Archiv nach der Demophase als vereinfachte Free4Three-Version weiterhin kostenlos nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwendet, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.